Tak já bych se dnes vzhledem k mini týmu ani neměla vyjadřovat. Ale znáš mě, Adame, jsem kavárenský diskutér-teoretik/praktik a nedá mi to .🤦‍♀️ Dva pohledy: 🦉Mám teď na dlouhodobou brigádu u sebe dceru - studentka VŠ, chytrá, spolehlivá, zodpovědná, bez praxe v účetnictví (krom toho, co už do ní maminka nabušila). A vymýšlím pro ní práci tak, aby mohla pracovat samostatně, ale zároveň jsem se nemusela strachovat, že z toho bude nějaký drahý průšvih. A vzhledem k tomu, že já už jen tak něco neťukám, té jednoduché práce u mě moc není, takže musíme jít dál. A jak to udělat - samostatnost vs. přehled. Každý úkol, který jí chci svěřit, promýšlím v systému a ten systém se kolem toho i snažím vytvořit, aby byl funkční i pro někoho dalšího, až by třeba nastoupil někdo jiný. Ale není to jednoduché, od různých práv do aplikací, systémů přes dobře popsané know-how účetní nebo o konkrétních klientech a o popisu výjimek ani nemluvím. Ale věřím, že když to teď odpracuji, bude to pak lehčí. 🦉Klienti a spolupráce, která ani jednu stranu nefrustruje. To by byl ideál. Před 14 dny jsem měla schůzku s dlouholetým klientem, abych odhalila, proč nám dávají do systému ke zpracování doklady s velkým zpožděním. Ty rozhovory bývají taková psychologicko-analytická práce. Co a kdo všechno na to má vliv, z čeho vychází, kam by chtěli dojít. První zjištění - dost často ani nevědí, co by už dnes bylo možné, přemýšlí ve svých zaběhnutých znalostech, neumí z toho vyhlédnout ven. Druhé zjištění - velmi často nedůvěřují lidem kolem sebe, že určitou činnost zvládnou. To je pro mě velká frustrace, protože já jsem optimista a myslím si, že většinou je to o dobrém vysvětlení, zaučení a vedení. Nakonec jsem zjistila, že je tam jeden hoch, který se snaží část procesů zautomatizovat, ale vlastně to nemá s kým řešit, protože se tím nikdo nechce zabývat. Vzali jsme, co už začal, přidala jsem mu k tomu pár mých doporučení, zaúkolovali jsme další kolegyni k zajištění jiných formátů dat přímo od zdroje. A tento týden se budu ptát, kam se dostali a tlačit to dál. Vůbec to neznamená, že jsme jednou schůzkou a jednou hurá akcí pokořili problém. Je to mravenčí práce. Často velmi frustrující. Ale já miluju to, když najdu toho jednoho zapáleného a přileju do ohně a ten začne zářit. Ohřát se u toho mohou všichni.

@Adam Bárta Napříč mými klienty je spousta milých, pracovitých, někdy i zapálených lidí celkem dost. Je to také tím, že často spolupracuji přímo s majiteli firem a Ti by měli mít zápal přímo v DNA. Ale málokdy bývají zapálení tím směrem - budovat systém, a nedej bože překopat zaběhnuté procesy, aby se vytvořilo něco lepšího (a nebo ne, někdy se pokus nemusí vydařit). A když to nemají oni, málokdy to nějak více podporují dovnitř firmy. Takže dobrý scénář je alespoň ten, že těm lidem nebrání nebo je vyslechnou. Snažím se na to ale dívat i z jejich pohledu. V denním provozu firmy to bývá rychlé, spousta věcí se řeší adhoc, jde o peníze, o lidské zdroje a další. Mají fokus na svojí odbornost. Na moje filozofování nad systémem nebývá čas. 😁 Ono taky z pozice externí účetní není asi úplně normální tlačit stavění systému, to je bytostně firemní věc. Mají mnohem hlubší expertní znalost jejich agendy. Ale účetní z takových systémů může velmi těžit (v dobrém slova smyslu a pro dobro firmy). A to já chci! Takže když systém nemají, snažím se je nějak nasměrovat, podsouvám nápady a ukazuji v denní praxi, co jde udělat. Chce to dobré příklady... pak se někteří chytnou 😉 a někteří pak začnou sami tvořit. A jiní si asi říkají, "to je ta bláznivá účetní, co chce zase předělat?" 🙃. Ale abych se vrátila k původnímu příspěvku - nastavení odpovědnosti - přijde mi, že ideál je mít vizi, načrtnout hrubé obrysy systému, ten představit a pak do toho vtáhnout všechny zainteresované, hodně naslouchat, diskutovat a pak ladit. To jste, myslím, přesně s klientem udělali. 💯

@Adam Bárta Trošku z donucení. 😄 Ale slíbila jsem svému muži, že aspoň jednou za rok vycestujeme. Loni to bylo v obytňáku po Polsku k Baltu - Gdaňsk, duny, pobřeží. Letos je plán autem na jih až k moři a cestou různé zastávky, třeba Plitvická jezera a jiné. Po mzdách před DPH, s notebookem pro jistotu 🙃.

@Veronika Svatošová tak třeba se na podzim v době konferencí naskytne ještě příležitost. Taky bych byla ráda 😊.

Moc hezky o tomhle tématu umí mluvit Josef Procházka, tajemník MěÚ Kopřivnice tuším. Potkala jsem se s ním v jednom programu Filipa Dřímalky. Popisoval jakou cestou se snaží uchovat znalosti úředníků. Aby když mu odejdou do důchodu nebo i jinam neztratil úřad to jedinečné knowhow. A to přimět je sdílet není jednoduché, protože si to lidi rádi nechávají pro sebe (co když by je pak chtěli nahradit) nebo na to prostě nejsou zvyklí. Co si, Adame, pánovi navrhl? Já si tvořím takovou kombinaci CRM v tabidoo, soubor různých nesourodých dat ve Onenote a vše mezi sebou propojuji. Ale já jsem sama (nebo v pidi týmu) tak jde spíš o to nedržet vše v hlavě, ale v týmu, jehož jedna z výhod by měla být zastupitelnost je strukturované sdílení informací podle mě dost klíčové. Nástrojů je na to spousta, ale jako vždy je to o našem oblíbeném mindsetu a systému.😄

Ahoj @Pavlína Vrubelová. Nejprve díky Adamovi za takové superlativy 🤩. A k odpovědi na Tvé otázky, Pavlíno. Tohle nejde úplně stručně. Píšeš k "větší" digitalizaci a automatizaci - to znamená, že nějaké kroky už si udělala? Dost záleží jaké. To by bylo bezva projít třeba na příštím srazu (jestli @Adam Bárta nějaký chystá). Protože pracuji v mini kolektivu, nebudu se vyjadřovat k tématům komunikace a řízení týmu (i když teď testuji TAXY a to se k tomu dost hodí), ale pár k tipů k dalším bodům: 📌Pohoda se k digitalizaci hodí. Vím, že existují výhrady, že nemá API a i další... já na ni nedám dopustit. Napojuji poslední dobou víc a víc věcí (třeba přes XML) a momentálně testuji spolupráci s firmou Fameless, která má vyvinuté vlastní API na Pohodu (i na MDB verzi) a zase se rozšířily obzory toho, co všechno se dá s Pohodou udělat. Na druhou stranu, jestli nyní používáš Helios a budeš hledat jiné řešení, udělala bych si pořádné srovnání, co by Tvému týmu přesně vyhovovalo. Řešení na trhu je dost. 📌K archivaci dokumentů - když budu brát jen účetní doklady, tady hodně záleží na flow, které s klienty máš. Tvoří archiv už klient? Nebo ho tvoříš Ty a jak s doklady pracuješ? Nejdřív tvoříš archiv a pak zpracováváš nebo naopak. Já, protože k vytěžování používám hlavně Digitoo (dále Taxy, Evala, nově budu testovat fakturoid a Fameless), většinou klienta nasměruji rovnou do Digitoo. Jejich export zajistí kromě vytěžení do účetního softwaru i kopii přímo k účetnímu záznamu, což mě osobně moc vyhovuje. Většinou aplikace přenáší jen odkaz na zdroj. Pak je dobré také vědět, jak dlouho Ti aplikace drží archiv a jestli chceš tvořit další "bezpečnostní" zálohu dat. Každá aplikace má archiv jinak dělaný (například velmi přehledný ho má Taxy - podobný běžnému uspořádání souborů v průzkumníku souborů) . 📌Automatizace opakujících se úkonů je strašně široké téma, které záleží jak na velikosti a skladbě týmu, tak na finančních možnostech. Já, protože jsem "maličká", tak jdu většinou cestou dílčích automatizací, např. po zpracování DPH z mého CRM odejde mail s informací o DPH a QR kódem na platbu (tento měsíc spouštím), klientská data, která dostanu v csv nebo xlsx, "přechroupu" vlastním skriptem do XML souboru, který mohu importovat do Pohody, při uzávěrce mám jiný skript, který mi data z deníku předpřipraví na různé sestavy pro uzávěrkové práce. Ale samozřejmě, když se můžeš trochu finančně "rozmáchnout", jsou krásné možnosti s puštěním robotů na odesílání DPH, KH, stahování dat z bank a právě i archivaci. Některé automatizace jdou spustit přímo v účetních softwarech - fakturace atd. Je dobré znát detailně možnosti používaného účetního softwaru.

@Pavlína Vrubelová DPH a KH samotná odesílám přímo z Pohody přes napojené datovky. Mail s platební informací teď dokončujeme s @Adam Bárta a jeho kolegou automatizaci, kdy z Tabidoo (moje CRM), kde mám pravidelné úkoly ke každému klientovi (takže např. DPH) doplním ke splněnému úkolu částku DPH (nebo odpočtu) a odejde přes Make mail s připraveným textem a QR kódem na platbu.

Ahoj Adame,@Adam Bárta, je to rychlejší a udělám to lépe pravda podle mě je, jenže jen pro tu jednu situaci. Kolik opakování za den/týden/měsíc můžeš takhle udělat. Já s tím bojuji celý život a řeším to tak, že záměrně nezvětšuji firmu (ale víme, kam to vede - nonstop motorová myš mód), a upřímně jednočlenná s.r.o. vlastně není firma, ale zároveň se snažím tvořit systém, abych když se rozhodnu přibrat lidi, šlo to předávání dobře. Hodně to sleduji u klientů - jak se popasují s růstem a tvořením systému a předáváním zodpovědnosti... hladce/plynule to nejde snad nikde. Dost často jsou to takové skoky, kdy si furt drží vše a pak najednou pustí víc věcí (protože už to většinou naráží na limity jejich i firmy). Velmi často vidím právě to, jak tu svou firmu brzdí tím, jak přes ně musí protéct všechno. Zítra mám zrovna schůzku s klientem, abychom pořešili, jak "vysvobodit" jednatele od části operativy, kterou zpracovává s takovým zpožděním, že významně brzdí naší následnou účetní práci. Letos jsem ale byla i svědkem 2 předávek z jednatele na tým a ač to má mouchy, zdá se že se to daří a týmu to prospělo. Jedna firma, která má dost robustní systémy, druhá, kde je to spíš organizovaný chaos...😄. Každopádně je to o mindsetu, o vizi a víře, že´s tu vizi dobře promyslel a tudíž fakt můžeš něco pustit. Ten strach, že ztratíš přehled, kvalitu... je velký.